ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û

ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û.CA / Réponse de l’Université au Rapport sur la gestion de l’amiante

Conclusions et recommandations

Sommaire des conclusions et des recommandations formulées au terme de l’examen du Service d’audit interne, et réponse du Groupe de travail 

Les principales conclusions de l’examen du Service d’audit interne et les 25 recommandations de la version intégrale du rapport sont °ùé²õ³Ü³¾Ã©es ci-dessous. Il n'a pas été possible de déterminer avec certitude une source unique pour l'amiante non confiné détecté, et on constate que plusieurs facteurs pouvaient avoir contribué à la présence d’amiante. 

Ces conclusions et recommandations sont assorties d’un °ùé²õ³Ü³¾Ã© du plan d’action élaboré par le Groupe de travail pour la mise en Å“uvre complète des recommandations. Bien que ces recommandations découlent précisément des événements survenus au campus Macdonald, elles ont souvent des retombées plus larges. Aussi la réponse du Groupe de travail porte-t-elle sur l’amélioration de la gestion de l’amiante et des processus connexes dans l’ensemble de l’Université.  

Recommandation générale 

Le Service d’audit interne a formulé des recommandations dans le but d’améliorer les processus de gestion de l’amiante à l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û. De même, le Service d’audit interne recommande à la direction de : 

  • procéder rapidement à un examen exhaustif des mécanismes de surveillance des travaux de construction et de rénovation réalisés en présence d’amiante, de telle sorte que les leçons tirées de cet incident puissent servir dans le cadre de ces projets, et; 
  • diffuser les résultats de l’examen et les mesures correctives mises en place. 

Réponse du Groupe de travail 

Le Bureau de gestion de projets de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û a collaboré avec le Groupe de travail pour dresser la liste de tous les projets de construction en cours susceptibles de comporter des travaux en présence d’amiante. On a examiné chaque projet afin de cerner précisément les motifs de préoccupation, tels que le partage d’espaces par les travailleurs de la construction et les occupants des immeubles de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û, mis en lumière dans le rapport du Service d’audit interne.  

Un examen de l’ensemble des projets de construction en cours a confirmé que les précautions prises en réponse à certaines problématiques similaires à celles décrites dans le rapport de l'enquête de la gestion de l’amiante sont satisfaisantes. Le personnel de l’Université, qui comprend notamment les des gens de métier spécialisés et les technicien(ne)s, est invité à interrompre toute tâche impliquant des matériaux susceptibles de contenir de l’amiante s’ils ne savent pas s’il y a, ou pas, présence d’amiante.

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations FMAS-01 et FMAS-02 

Il a été très difficile pour les usagers des immeubles de faire entendre leurs préoccupations au sujet de la poussière; le traitement des plaintes différait du processus établi dans le protocole d’intervention de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û en cas d’incident impliquant de l’amiante.  

Améliorer les processus et intégrer les voies de communication entre les différents intervenants; revoir le protocole d’intervention de sorte à parvenir à une meilleure coordination et à répondre rapidement aux demandes; mieux faire connaître le protocole. 

Réponse du Groupe de travail

Les occupants des immeubles contenant de l’amiante doivent savoir dans quelles circonstances (par exemple apparition récente de poussière ou présence de matériaux de construction endommagés) manifester leur préoccupation et comment le faire.  La réponse doit être rapide et les problèmes doivent être résolus dans les plus brefs délais.

Mesures à prendre : 

  • Le Groupe de travail collaborera avec l’unité Gestion des installations et services auxiliaires et l’unité Santé, sécurité et environnement afin d’établir des processus clairs en matière de divulgation, de communication et de recours hiérarchique.  
  • Ces procédures seront dûment consignées et publiées sur le site Web de l’unité Santé, sécurité et environnement.
  • L’unité Santé, sécurité et environnement devra faire plus de formation et de sensibilisation afin que tous les membres de la communauté universitaire connaissent les processus qui les concernent. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandation AES-01 

Une enceinte de biosécurité a été déplacée sans être décontaminée, et sans que l’unité Santé sécurité et environnement de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û en soit informée; on a constaté plus tard, après analyse, que les débris de construction présents sur l’enceinte contenaient de l’amiante. Les résultats d’une deuxième analyse se sont révélés négatifs. 

S’assurer que les membres de la Faculté connaissent les protocoles de sécurité établis. 

Réponse du Groupe de travail à la recommandation AES-01 

Le déménagement de l’enceinte de biosécurité soulève des préoccupations importantes quant au degré de connaissance, de compréhension et de respect des protocoles de sécurité par les membres de la communauté.  

Mesures à prendre : 

Le Groupe de travail collaborera avec les doyens, le Bureau de gestion de projets et le Comité de la santé et sécurité universitaire à la mise en place des mesures suivantes :  

  • passer en revue les protocoles de sécurité avec les occupants des immeubles au début de tout projet de construction; 
  • former les enquêteurs principaux sur les protocoles de sécurité et actualiser régulièrement cette formation;  
  • lancer une campagne de sensibilisation à l’échelle de l’Université, notamment sur le cadre de responsabilité de l’Université en matière de sécurité (la filière de responsabilité interne); 
  • habiliter les superviseur(e)s des volets académiques et administratifs à appliquer des mesures disciplinaires en cas de non-respect flagrant des protocoles de sécurité. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations PMO-01, PMO-02 et PMO-03 

Dans certains cas, l’entrepreneur général n’a pas respecté les obligations contractuelles en matière de gestion de l’amiante. En effet, il a omis d’embaucher un agent de sécurité qualifié. En outre, il n’a pas transmis à l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û les rapports d’inspection de la CNESST, organisme québécois responsable de la santé et de la sécurité au travail.  

Resserrer la vigilance des chefs de projet qui supervisent l’entrepreneur général afin que ce dernier remplisse ses obligations contractuelles, notamment celles qui portent sur les mécanismes de santé et de sécurité, telle la présence d’un agent de sécurité qualifié. Veiller à ce que les rapports d’inspection de la CNESST soient transmis à l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û.  

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-01, PMO-02 et PMO-03 

Par ces recommandations, on préconise une surveillance plus étroite de plusieurs sphères d’activité des entrepreneurs généraux.  

Mesures à prendre : 

  • Le Groupe de travail examinera, avec le Bureau de gestion de projets, le Service des approvisionnements et le Service juridique, comment resserrer les obligations contractuelles des entrepreneurs généraux (y compris l’obligation de partager tout rapport de la CNESST avec l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û). 
  • Le Groupe de travail collaborera également avec le Bureau de gestion de projets pour revoir les méthodes de supervision des entrepreneurs généraux qu’appliquent les chefs de projets, afin d’assurer le respect des obligations contractuelles du début à la fin du projet. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations PMO-05, PMO-06 et PMO-07 

Le partage des espaces par les travailleurs de la construction et les usagers de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û est l’un des problèmes logistiques qui se sont posés au cours des travaux dans le Pavillon Raymond.  

  • Le personnel de construction transportait les matériaux de construction et les déchets du Pavillon Raymond vers le quai de chargement et l’ascenseur en passant par le Pavillon Macdonald-Stewart.  
  • Le partage des espaces a compromis l’étanchéité du chantier et a pu faire en sorte que les hottes du local R1-038 aspirent de la poussière de construction.   
  • Il est possible qu’un espace partagé, n’ayant pas été officiellement livré à l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û, n’ait pas été nettoyé régulièrement.  

Sceller le chantier ou le séparer des secteurs occupés; si le partage de certains lieux s’impose, mettre en place des mesures rigoureuses de sécurité et de surveillance. Veiller à ce que les processus et la documentation nécessaires à la remise d’un espace à l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û soient terminés avant de permettre aux usagers d’occuper les lieux. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-05, PMO-06 et PMO-07 

Plusieurs des questions logistiques sont des choix faits au moment de la conception et de l'élaboration du projet, généralement dans le but de minimiser les perturbations des activités académiques. 

Mesures à prendre :  

  • Le Groupe de travail rédigera, en collaboration avec le Bureau de gestion de projets, des principes à suivre lors de futurs projets afin de réduire les risques au minimum à l’étape de la conception et du développement.  
  • La haute direction devra approuver ces principes afin :  
    • qu’ils s’alignent avec la mission de l’Université; et  
    • que les hauts dirigeants universitaires puissent appuyer les décisions qu’imposent les principes de sécurité, malgré les éventuelles répercussions négatives sur les activités académiques. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations PMO-04, PMO-08, PMO-09 et PMO-10 

Une gestion plus rigoureuse des travaux de construction aurait permis d’éviter certaines situations. Par exemple, la circulation d’air irrégulière a pu provoquer la propagation de poussière potentiellement contaminée de la zone de construction vers des secteurs occupés. Bien que l’ampleur des projets de construction se soit considérablement accentuée, on n’a apparemment pas vérifié si le gestionnaire de projet externe était toujours apte à remplir son mandat.  

Veiller à ce que le Bureau de gestion de projets de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û surveille de plus près les gestionnaires de projets externes; assurer en tout temps une circulation d’air adéquate sur les chantiers; en cas d’élargissement notable du mandat, vérifier que le gestionnaire de projet est en mesure de s’acquitter de ses obligations. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-04, PMO-08, PMO-09 et PMO-10 

En raison de l’augmentation de sa charge de travail, il est possible que le gestionnaire de projet externe ait eu du mal à superviser comme il se doit les travaux de construction dans le Pavillon Raymond. Le Bureau de gestion de projets doit s’assurer que l’étendue du mandat du gestionnaire de projet externe est appropriée.  

Mesures à prendre : 

  • Le Groupe de travail collaborera avec le Bureau de gestion de projets pour comprendre les enjeux liés à la charge de travail accrue et potentiellement excessive des gestionnaires de projets internes et externes, les réalités du recrutement dans le domaine de la gestion de projets et les exigences que l’ensemble des projets en cours imposent au Bureau de gestion de projets.  
  • L’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û veillera à ce qu’il y ait adéquation entre les ressources du Bureau de gestion de projets (gestionnaires de projets internes et externes) et les exigences des projets de construction. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations PMO-11 et PMO-12 

Établie par défaut à 10 % du coût d’un projet de construction, la provision pour éventualités de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û était peut-être insuffisante.  

Mettre en œuvre un processus de gestion du risque amélioré pour parer aux éventualités propres à chaque projet. Donner la priorité aux projets nécessitant une approche plus rigoureuse en raison de la présence possible de matériaux dangereux. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations PMO-11 et PMO-12 

Les pratiques actuelles de gestion du risque de l’Université pour les projets de rénovation ne sont peut-être pas adaptées à la complexité des projets de grande envergure impliquant la présence d’amiante.  

Mesure à prendre :  

  • De concert avec le Bureau de gestion de projets, l’unité Gestion des risques et assurances et le Service juridique, le Groupe de travail examinera les cadres actuels d’évaluation des risques, comparera les façons de faire de l’Université à celles d’autres universités et organisations homologues, et proposera d’éventuels changements à nos modalités de gestion des risques et des éventualités. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandation PMO-13 

Les consultants en hygiène du travail n’ont surveillé que les travaux qui présentaient un risque élevé d’exposition à l’amiante. Cependant, les rapports de la CNESST font état de problèmes liés à des travaux présentant un risque d’exposition modéré; une surveillance accrue aurait été indiquée. 

Veiller à ce que les consultants en hygiène du travail supervisent l’ensemble des travaux de construction, y compris les travaux présentant un risque modéré ou faible d’exposition à l’amiante s’il y a lieu.  

Réponse du Groupe de travail à la recommandation PMO-13 

Les consultants en hygiène du travail jouent un rôle de surveillance clé en veillant à la sécurité de nos projets de construction. Un mandat de surveillance élargi aurait pu permettre, dans le cas du projet de construction du Pavillon Raymond, de donner l’alerte plus tôt. 

Mesure à prendre : 

  • Le Groupe de travail collaborera principalement avec le Bureau de gestion de projets et l’unité Santé, sécurité et environnement pour revoir les mandats des consultants en hygiène du travail dans tous nos projets et les élargir au besoin, en fonction du niveau de risque de chaque projet. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations EHS-01 

Les attributions et l’autorité de l’unité Santé, sécurité et environnement de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û ne sont pas clairement définies par rapport à celles d’autres unités intervenant dans la gestion de l’amiante.  

Définir clairement les attributions de l’unité Santé, sécurité et environnement et d’autres intervenants en matière de gestion de l’amiante; revoir la politique actuelle sur l’amiante et la soumettre à l’instance appropriée pour approbation.  

Réponse du Groupe de travail à la recommandation EHS-01 

Le rapport d’examen révèle que le mandat et l’autorité de l’unité Santé, sécurité et environnement pourraient ne pas permettre à ses spécialistes de la santé et de la sécurité d’exercer le niveau de contrôle approprié sur les projets, quelle qu’en soit la nature. Les décisions de l’unité Santé, sécurité et environnement peuvent également ne pas être respectées. 

Mesures à prendre : 

  • Le Groupe de travail examinera l’autorité et le mandat de l’unité Santé, sécurité et environnement afin de renforcer son rôle et son autorité. 
  • Le Groupe de travail recommandera la mise en place de structures afin que le non-respect des directives de l’unité Santé, sécurité et environnement entraîne des conséquences, par exemple se reflète dans l’évaluation de rendement ou fasse l’objet de mesures disciplinaires. 
  • Le Groupe de travail travaillera en étroite collaboration avec l’unité Santé, sécurité et environnement, la Direction de la protection et de la prévention ainsi qu’avec le vice-principal (Administration et finances) et le Secrétariat afin d’assurer la mise en place et l’application de mécanismes de gouvernance adéquats. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations EHS-02, EHS-03 et EHS-04 

La politique de gestion de l’amiante et les méthodes connexes ne sont pas à jour; la version actualisée du plan de gestion de l’amiante n’est pas déployée; le registre de l’amiante n’est pas complet. Le manque de ressources de l’unité Santé, sécurité et environnement a retardé l’exécution des analyses de détection de l’amiante.  

Élaborer un plan exhaustif de surveillance de la conformité prévoyant des processus de contrôle. Veiller à ce que les ressources allouées à l’unité Santé, sécurité et environnement soient suffisantes sur le campus Macdonald et à l’échelle de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û, compte tenu du mandat révisé de cette unité. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations EHS-02, EHS-03 et EHS-04 

Dans le rapport d’examen, on souligne que le programme de gestion de l’amiante de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û n’est pas limpide et que les politiques relatives à l’amiante publiées dans notre site Web ne correspondent pas en tous points aux pratiques actuelles. Le processus doit être transparent et connu par les membres de la communauté de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û. 

Par ailleurs, l’unité Santé, sécurité et environnement est aux prises avec des difficultés de recrutement depuis quelques mois. L’Université doit déployer tous les efforts nécessaires pour assurer l’atteinte des objectifs de recrutement.  

Mesures à prendre : 

  • Le Groupe de travail collaborera avec l’unité Santé, sécurité et environnement pour s’assurer que les politiques et les pratiques sont alignées et que tous les membres de la communauté connaissent la politique la plus récente. 
  • En collaboration avec l’unité Santé, sécurité et environnement, le Groupe de travail élaborera un plan exhaustif de surveillance de la conformité afin d’assurer le respect de la politique, la transmission de l’information et le suivi approprié de toute infraction. Ce travail pourrait nécessiter un apport additionnel de ressources dans l’unité Santé, sécurité et environnement (voir la recommandation ci-dessous). 
  • Le Groupe de travail collaborera étroitement avec l’unité Santé, sécurité et environnement, la Direction de la protection et de la prévention ainsi que le vice-principalat (Administration et finances) afin que l’unité Santé, sécurité et environnement dispose d’effectifs suffisants pour mener à bien sa mission et son mandat (potentiellement élargis). 

Conclusions du rapport et recommandations EHS-05, EHS-06 

La coordination de la formation sur l’amiante gagnerait à être simplifiée. Les comités de sécurité de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û pourraient promouvoir davantage la santé et la sécurité. 

Améliorer la coordination et la communication en matière de formation; adopter une approche globale pour bonifier la culture de la santé et de la sécurité. 

Réponse du Groupe de travail aux recommandations EHS-05 et EHS-06 

Dans le rapport, on souligne que les membres de la communauté ne connaissent pas toujours les protocoles de sécurité. La culture de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û en matière de santé et de sécurité présente des lacunes, malgré les nombreux efforts déployés par le passé pour améliorer la situation. En outre, les besoins de formation en santé et en sécurité ne sont pas les mêmes pour tous les membres de la communauté universitaire. Ces besoins dépendent à la fois de leurs fonctions (par exemple enquêteur principal) ainsi que du contexte (par exemple début d’un projet de construction dans leur immeuble). 

Mesure à prendre :  

  • Le Groupe de travail élaborera, de concert avec l’unité Santé, sécurité et environnement ainsi que l’équipe des communications centrales et celle de l’unité Gestion des installations et services auxiliaires, des programmes annuels de formation et de sensibilisation, qui mettront en lumière les principales attributions et situations des membres de la communauté universitaire. 

Conclusions du rapport de l’Audit interne et recommandations EOC-01, EOC-02 et EOC-03 

Le Centre des opérations d’urgence (COU) de l’Université ÁùºÏ²Ê¿ª½±½á¹û a eu du mal à recueillir rapidement des renseignements complets et exacts. On n’a pas appelé en renfort le Groupe des politiques, constitué de membres de la haute direction, qui aurait pu donner une orientation stratégique au COU. Les membres de la communauté auraient souhaité, de la part du COU, des communications plus fréquentes, plus interactives et plus personnelles.  

Clarifier les attributions et les critères de mobilisation du COU; revoir les critères d’intervention du Groupe des politiques; revoir la fréquence des communications et les modes de transmission.  

Réponse du Groupe de travail aux recommandations EOC-01, EOC-02 et EOC-03 

Le rapport fait état de problèmes survenus pendant la mobilisation du COU, à l’hiver 2023, en raison de la situation au campus Macdonald. Le COU a examiné certains de ces problèmes (par exemple la planification des communications, les mécanismes d’intégration des experts en la matière) au cours de sa séance de rétroaction.  

Mesures à prendre :  

En collaboration avec le Bureau de la gestion des urgences, le Groupe de travail veillera à ce que : 

  • les attributions des membres du COU soient claires et connues de tous et toutes; 
  • les critères de mobilisation des groupes de l’Université appelés à intervenir en cas d’urgence soient révisés; 
  • des principes et des lignes directrices soient mis en place pour assurer l’efficacité des communications du COU. 

Le présent site Web présente un °ùé²õ³Ü³¾Ã© du Rapport de l'enquête de la gestion de l’amiante au campus Macdonald et du plan d’action du Groupe de travail. Pour prendre connaissance du contexte ainsi que de l’ensemble des conclusions et des recommandations, prière de consulter la version intégrale du Rapport et de plan d’actionÌý³¦´Ç³¾±è±ô±ð³Ù.

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